Let’s Have Less Meetings

by Jefri


Yuk, jangan meeting sering-sering. Coba deh inget2, berapa meeting sih yang anda ikuti minggu ini, dan berapa yg jadi nyata dan bisa memberi nilai tambah utk perbaikan kerja? Gak ada kan? (“Elo aja kali Jef, gw sih beda”. Of course you are, lying s.o.b…)

“Terlalu banyak meeting” adalah musuh produktifitas.

Roman Empire was not built by having meetings, but by killing those who opposed them.

Sering gak mengalami hal ini:

Setelah: menyebarkan undangan, meminjam ruangan+proyektor, menyiapkan presentasi, mengirimkan reminder satu hari sebelumnya, menelpon peserta meeting pada jamnya (mulainya pasti telat >15 menit), melakukan meeting dst – apa hasilnya?

Jadual meeting berikutnya.

Apa yang berubah? Nyaris tidak ada.

Jadi gimana sih supaya jumlah meeting anda lebih sedikit, tapi lebih efektif?

1. Undanglah hanya “ultimate decision maker”

Pastikan yg anda undang adalah orang yg berhak mengambil keputusan, entah karena posisinya atau diberi kewenangan sbg wakil dlm meeting utk itu. Dgn mengundang orang yg tdk berwenang mengambil keputusan, sebenarnya anda bukan menghadirkan “peserta” meeting, tapi “penonton”.

2. Buatlah action plan revisi nol-nol, SEBELUM meeting. Bukan sesudahnya.

Lho kok aneh? Simpel: Orang akan lebih fokus membahas bila “barangnya” sdh ada. Dan anda, sebagai pemulai meeting, harusnya bisa menebak2 bagaimana kira2 gambaran “action plan will-be” dari subjek meeting tsb.

Gimana klo action plannya salah? Ya dibenerin bareng2- itulah gunanya meeting. Action plan bukan kitab suci, dan banyak kepala lebih baik daripada satu. Intinya: Let’s have something to start with.

Oya, setiap action plan harus ada PIC dan Due Date-nya. Ini juga kalo bisa ditentukan sebelum meeting. Jadi pas meeting tinggal saling lempar tanggung jawab…

3. Meeting berakhir saat semua selesai dibahas.

No. Salah besar. Karena: Anda harus bikin berita acara+action plan R.01 = “minutes of meeting”. Lalu anda harus kirim utk persetujuan+komitmen. Lalu anda harus rajin menagih, agar tiap PIC melakukan tugasnya – eskalasi bila perlu. Lalu anda harus memastikan action plan tsb terbukti efektif mengatasi masalah yg di-meetingkan. Lalu anda harus bikin meeting lg bila ternyata tidak. Dengan demikian, anda akan berpikir seribu kali sebelum mengundang orang lain utk meeting (which, by the way, is a sin in itself).

Jadi, kali lain anda ditelpon utk diundang meeting, lakukan dialog berikut:

Anda: “Meeting? Mmm, action plan meeting nanti, yg revisi 00, udah dibikin belum? Bisa kirim ke gw dulu?”

Penelpon: (Wtf ??) Er.., kayanya belum. Belum tuh.

Anda: “Ok, bikin dulu ya”.

Klik.